Verantwoording…

Door Daan Dankaart op 20 oktober 2019

Beste partijgenoten en belangstellenden,

Ik heb de behoefte om mij te verantwoorden voor de wijze waarop ik omga met een gevoelige zaak binnen onze gemeente: de spanningen binnen het ambtelijk apparaat. Ik wil eerst even ingaan op de achtergronden hiervan, en vervolgens hoe ik mij namens de PvdA hierin heb opgesteld.

Achtergronden
Vanaf begin 2017 zijn de drie gemeenten op Voorne (Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne) de weg ingeslagen naar een ambtelijke fusie op Voorne. Onder aansturing van drie raden, drie colleges en drie gemeentesecretarissen zouden de ambtenarenapparaten van de drie gemeenten samen gaan in de Werk Organisatie Voorne (kortweg: WOV). Dit was een soort poldermodel tussen drie zelfstandige gemeenten aan de ene kant, en volledig samengaan in één gemeente aan de andere kant. Eind 2018 werd het echter, onder begeleiding van een externe kwartiermaker, voor de drie raden wel duidelijk dat deze weg weinig kans van slagen had. Met name werd de weg naar een WOV niet altijd voldoende loyaal ondersteund door leidinggevenden, maar veelal wel door de medewerkers. De raad van Hellevoetsluis nam vervolgens op 1 november unaniem een motie aan met twee opdrachten aan het college:

  1. Vooruitlopend op het formele raadsbesluit tot beëindiging van de WOV met onmiddellijke ingang alle werkzaamheden ter uitvoering van de WOV stop te zetten en alle handelingen verrichten die daartoe noodzakelijk zijn,
  2. Juist op inhoud de ambtelijke en bestuurlijke samenwerking tussen de drie gemeenten voort te zetten en waar mogelijk te intensiveren.

De volgende dag werd in een directieberaad van de drie gemeenten door de gemeentesecretaris van Hellevoetsluis medegedeeld dat Hellevoetsluis alle samenwerking vanuit de WOV met onmiddellijke ingang staakte, en ging daarbij voorbij aan de tweede opdracht uit de motie (samenwerking voortzetten en intensiveren). Fractie(voorzitter)s, maar ook de raden en colleges van Brielle en Westvoorne waren – terecht – ‘not amused’, en noopten de raad van Hellevoetsluis om op 13 december bij monde van mevrouw Meerman, fractievoorzitter CDA, om de strekking van de tweede opdracht nogmaals uit te leggen.

Dan vind er op 27 maart een nieuw voorval plaats: de Ondernemingssraad van de gemeente Hellevoetsluis geeft een ongevraagd advies met daarin zeven zorgpunten. De belangrijkste hiervan zijn:

  • Gebrek aan voor medewerkers zichtbare organisatieontwikkeling in de afgelopen jaren;
  • Organisatiecultuur waarin veiligheid en vertrouwen niet als zodanig worden ervaren;
  • Naar de buitenwereld geschetst onrealistisch ambitieniveau in relatie tot de beschikbare medewerkers;
  • Onzichtbaarheid van de algemeen directeur (=gemeentesecretaris) tijdens het WOV-traject.

Op 16 april worden deze zorgen nog een keer bevestigd en dunnetjes overgedaan in een open brief van een groep anonieme verontruste medewerkers.

Daarmee was de situatie zodanig geworden dat de fractievoorzitters de in het algemeen ongebruikelijke stap nemen om zich hierin te mengen, zij doen dit vanuit de hen wettelijke opgelegde controlerende taak. Ik ga hier niet in verder detail op in, omdat ik dan bepaalde aspecten van geheimhouding zou schenden maar, wat wel openbaar werd is een persbericht dat de zes fractievoorzitters op 27 mei unaniem publiceerden waarin zij onder meer hun zorg uitspraken dat zij de nodige daadkracht van het college onvoldoende ervoeren en dat van een snelle oplossing van de problematiek ten behoeve van de medewerkers geen sprake was.

Gedurende de zomer is de gemeente weliswaar begonnen met de uitvoering van een Organisatiescan waarvan de eerste fase in september klaar was. De resultaten hiervan mocht de raad, desgevraagd, nog niet ontvangen maar zal zij pas eind november krijgen als ook de tweede fase van de Organisatiescan gereed is. Dit onderzoek zal vervolgens leiden tot een uitwerking in 2020 van een Ontwikkelagenda 2019.

Intussen werd ook het ombudsteam van de PvdA Voorne vanaf juni enkele malen benaderd door medewerkers die hun grieven over de ambtelijke situatie aan ons uitten. Tot vandaag zijn dat negen individuele personen, waarvan er vijf hun hele verhaal vertelden en vier mensen alleen lieten weten dat zij onze bemoeienis zeer waardeerden. Een en ander gebeurt onder strikte geheimhouding van de persoonsgegevens en van herleidbare gegevens, maar een passage mag ik met goedvinden van de schrijver met u delen:

Wat voor mij van belang is dat mijn ex-collega’s, waar ik nog veel contact mee heb, gewoon weer met plezier naar hun werk gaan. Als ik hen, uit belangstelling, vraag hoe het met ze gaat, dat ze niet reageren wanneer ze weer een sollicitatiegesprek hebben, maar dat ze zich gewaardeerd voelen en leuke projecten hebben en met passie dit werk doen. Die onrust merk ik nog steeds bij de collega’s en ook dat er steeds meer collega’s weggaan/weg willen. Ik hoop dat u met de PvdA en overige fracties de lijn doorzetten en er degelijk en kort op zitten/de vinger aan de pols houden. Ik hoop spoedig weer leuke berichten te lezen over mijn oude werkgever. Maar fijn te zien dat u zich inzet!

Onze opstelling

Het ombudsteam moet vaak ‘hakken met het bijltje van vertrouwelijkheid of geheimhouding’, maar met betrekking van deze meldingen zijn de mensen zeer, zeer zorgvuldig en terughoudend. In het algemeen wil men bijvoorbeeld de gesprekken uitsluitend aan huis voeren, om niet ‘met ons’ gezien te worden. En dan zit je met een levensgroot dilemma: we horen de verhalen aan, we voelen de verontrusting van de mensen die zo moedig waren om naar ons uit de school te klappen. Maar we kunnen er individueel niets mee doen. Toch kun je deze mensen niet met hun zorgen in de kou laten staan, en wil je dat zij zich op zijn minst gehoord voelen, en dat zij weten dat ook anderen zich zorgen maken, en ook vinger aan de pols houden.

Onze fractie vond het college onvoldoende doortastend, eigenlijk te weinig en te laat. Onder meer herkenden wij bij het college onvoldoende ‘gevoel van urgentie’, waarbij wij het woord ‘Crisis’ niet mochten laten vallen. Tijdens het zomerreces hebben wij hier uitgebreid bij stilgestaan en allerlei oplossingen de revue laten passeren, onder meer overwegende: moet je een broedende kip nou met rust laten, of hebben verontruste medewerkers recht op zichtbare ondersteuning? Een van de opties was het stellen van formele schriftelijke artikel 37 vragen aan het college, om gegevens te krijgen over de personele situatie en het beleid van de gemeente, maar daarmee zouden wij direct de openbaarheid zijn ingegaan en dat vonden wij niet fair. Na de nodige discussies besloten wij dan ook onze vragen niet als artikel 37 vragen, maar ambtelijk in beslotenheid te stellen, en dat deden wij op 4 september. Op 30 september kregen wij het antwoord dat in het kort behelst dat wij de gevraagde informatie niet eerder zullen krijgen dan met de eindrapportage van de Organisatiescan, ‘om alles in de juiste context te bezien’. Dit was voor onze fractie niet aanvaardbaar, en in een brief aan het college hebben wij dat als volgt uitgelegd:

U stelt in uw antwoord dat onze vragen sterk raken aan de organisatiescan, en wij hadden ook niet anders verwacht. Echter, wij nemen aan dat de organisatiescan een breder en dieper beeld van de situatie zal opleveren, en wij begrijpen ook dat het produceren hiervan de nodig tijd vereist. De door ons gevraagde gegevens zijn echter zaken die uw afdeling P&O ongetwijfeld doorlopend beschikbaar heeft, en deze zijn waarschijnlijk ook de ruwe data die deels de bron zullen vormen van de organisatiescan.

Vanuit onze controlerende rol zien wij nu al de noodzaak om te kunnen beschikken over die gegevens die in elke personeelsorganisatie voorhanden (horen) te zijn, zodat wij nu al een gevoel kunnen krijgen voor de gezondheid van onze ambtelijke organisatie. Te zijner tijd zullen wij deze gegevens ook graag naast de resultaten van de organisatiescan leggen, om – opnieuw vanuit onze controlerende rol – een diagnose van ons bedrijf te verkrijgen.

Daardoor zien wij nu geen andere mogelijkheid dan onze vragen opnieuw te stellen, nu als formele vragen volgens artikel 37 van het Reglement van Orde. Deze art. 37 vragen zullen u tegelijk met deze brief via de griffier worden aangeboden..

Deze formele vragen werden op 9 oktober gesteld en dit werd bekend gemaakt door middel van een persbericht en op onze website PvdA Voorne.

Dit werd vervolgens door verschillende media opgepakt en gepubliceerd, waaronder ook door Binnenlands Bestuur, platform voor ambtenaren en overheidsbestuurders. In een interview met een redacteur van dit platform kon ik nog enkele aanvullende details kwijt, waarbij ook informatie uit andere bronnen werd aangehaald. Voor zover ik door BB geciteerd werd, was deze informatie inhoudelijk correct. Link naar artikel in BB:

Het is scherp aan de wind zeilen tussen wat ik geheim moet houden, en welk recht ik moet doen aan de bezorgde mensen die ons met bepaalde verwachtingen benaderen. Gelukkig was het ooit mijn vak om de klippen te mijden.

Morgen mag ik de opstelling van onze fractie aan onze burgemeester verantwoorden. Ik zal dat met verve doen, waarbij ik hoop dat dit erkend zal worden als een pleidooi voor een doortastende aanpak, met eerlijkheid, waardigheid en empathie naar alle medewerkers die het met de huidige situatie moeilijk, soms heel moeilijk hebben.

Daan Dankaart

Daan Dankaart

Fractievoorzitter Ombudsteam Campagneteam

Meer over Daan Dankaart